Empresas e famílias vão ter certidão notarial permanente

Os atos realizados nos notários vão passar a estar todos digitalizados, podendo os utentes solicitar as respetivas certidões online e obter um código que eliminará a necessidade de cópias. Modelo estava previsto desde 2015 e está agora na fase final de preparação.

Escrituras públicas, testamentos públicos, contratos de mútuo, doações, atas de reuniões de órgãos sociais ou quaisquer outros documentos entregues nos cartórios notariais para serem arquivados vão passar a ser guardados num arquivo eletrónico, uma base de dados que será gerida pela Ordem dos Notários (ON). A partir daí, sempre que seja necessária uma certidão, a mesma terá também formato eletrónico, sendo o acesso disponibilizado mediante a entrega de um código que permitirá a sua consulta permanente pelo próprio ou por terceiros.


A medida consta de uma portaria que está a ser preparada pelo Ministério da Justiça e tem por base uma previsão constante desde 2015 no Estatuto da Ordem dos Notários e que só agora vê a luz do dia. O diploma legal, a cujo anteprojeto o Negócios teve acesso, regulamentará o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notários e outros arquivados nos seus cartórios e também a sua disponibilização através da dita certidão permanente. Por outro lado, será também por via eletrónica que os notários passarão a participar as informações à Conservatória dos Registos Centrais.

Basicamente, a ideia é que, uma vez efetuado o pedido de certidão ou da respetiva renovação, seja disponibilizado um código de acesso que permitirá a sua visualização online. E o mesmo código poderá depois ser entregue pelo seu titular sempre que em alguma circunstância lhe seja pedida uma certidão. Dessa forma, a comprovação dos documentos para efeitos de registo passará a ser feita através da consulta eletrónica mediante a apresentação do código de acesso à certidão permanente.

Jorge Batista da Silva, bastonário da ON, fala em “toda uma mudança de paradigma” e explica que “no início será um sistema híbrido, até para as pessoas se adaptarem e para quem prefira o físico, mas a vertente digital ganhará cada vez mais terreno”. O objetivo dos notários, aliás, “é caminhar também para a digitalização dos documentos que estão agora arquivados em suporte papel”.

De acordo com o anteprojeto de portaria, para já será obrigatório o arquivo eletrónico de documentos feitos em notário, mas dos quais deva ser participada informação à Conservatória dos Registos Centrais, caso das escrituras públicas, testamentos públicos e instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais. Também os documentos particulares autenticados por notário que não titulem atos sujeitos a registo predial terão de ser arquivados de forma eletrónica.

“Estamos a falar de um milhão de documentos por ano, pelo menos”, refere Jorge Batista da Silva. E o objetivo é que os notários promovam também o suporte eletrónico para toda uma panóplia de atos que realizam diariamente, como procurações ou consentimentos, exemplifica o bastonário, estimando que “facilmente somarão dois a três milhões de documentos por ano”.

Certidão dura pelo menos um ano

A disponibilização do código de acesso à certidão notarial permanente dispensa a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada durante o seu prazo de validade. Este terá ainda de ser determinado em regulamento da ON, mas a portaria prevê já que nunca poderá ser inferior a um ano. E depois disso poderá ser pedida uma renovação. Quanto a custos, como explica o bastonário, não deverá haver grandes diferenças face aos atuais. A portaria prevê que por cada pedido de certidão ou de renovação seja devido o valor correspondente às certidões em suporte físico, de acordo com a tabela de honorários dos notários. Porém, “para os cidadãos acabará por ficar mais barato, na medida em que não precisarão de várias cópias certificadas do mesmo documento, bastando pedir uma e depois usar o código as vezes que forem necessárias”, explica.

Outra vantagem para os cidadãos será o facto de poderem realizar os pedidos online sem terem de se deslocar ao local do país onde se encontra depositado o documento de que precisam. A plataforma na qual tudo se processará será gerida pela ON e haverá um único arquivo, centralizado, mas que “estará configurado como estando dividido de acordo com o cartório a que pertence”, refere Batista da Silva. “Por exemplo, se um contrato foi retificado, há um averbamento, e isto vai continuar a ser processado normalmente. Apesar de a gestão ser da Ordem, centralizada, continua a seguir a mesma lógica dos notários em cada ponto do país. Mas se eu, estando em Lisboa, precisar de uma coisa que está num cartório em Vila Real, não preciso de lá ir.”

A portaria determina que a entrada em vigor acontecerá seis meses depois da sua publicação e a ideia é que seja possível “prestar os primeiros serviços no novo sistema ainda este ano”, acredita Jorge Batista da Silva.

Outros serviços públicos beneficiam já de certidões permanentes. É o caso da certidão online para as empresas, criada em 2018. Em suporte eletrónico, esta certidão está permanentemente atualizada e dela constam os atos e factos relativos a cada entidade inscrita no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas (FCCN).

18/06/2021 03:10:50